Archiviazione e-mail

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un aumento esponenziale del volume di scambio di e-mail.

Questo ha creato nuove esigenze alle aziende ed enti in generale che fanno uso di questo strumento, ovvero:

  • Come archiviare tutta la posta elettronica generata durante l’attività lavorativa?

  • Come fare in modo che i dati risultino facilmente consultabili?

  • Come far sì che tutto questo sistema sia a norma di legge?

Atlante Informatica Archiviazione e-mail

Abbiamo 10 anni di esperienza e un sistema di archiviazione collaudato da altrettanti anni è in grado di gestire le delicate fasi che vanno dallo studio della soluzione all’installazione ed alla formazione del personale all’uso dello strumento.

Una soluzione di archiviazione delle e-mail è un sistema che può essere installato direttamente presso il Cliente oppure può essere un servizio in cloud che ha lo scopo di preservare e conservare le e-mail in un formato che può essere archiviato, indicizzato, ricercato e recuperato digitalmente in modo semplice.

Caratteristiche fondamentali

Per esempio è lo strumento che risolve il problema del turnover del personale nelle organizzazioni.

Per esempio è in grado di ricostruire velocemente una conversazione che si è svolta anni prima, trovare codici o frasi all’interno del testo delle mail e addirittura dentro ai documenti.

Mediante questa soluzione sarà possibile reperire velocemente ed in modo mirrato vecchie comunicazione in fase di contenzioso.

Archiviare la posta in modo compliance alle normative su privacy come GDPR e diritto del lavoro.

Per esempio permettendo la lettura delle informazioni ma non l’estrapolazione dei dati.

Un sistema di archiviazione può essere utile anche come sistema di backup in quanto consente di replicare le e-mail su altro dispositivo.

Siamo partner autorizzati e certificati MailStore.

MAILSTORE MCAS 2024-2025

Principali vantaggi di MailStore

  • MailStore aiuta le aziende a soddisfare un numero crescente di requisiti di conformità.
  • Aiuta a soddisfare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE definendo sofisticate politiche di conservazione.

  • MailStore archivia e mette quindi al sicuro automaticamente tutte le mail aziendali. Questo permette in caso di attacco informatico di poter recuperare i dati in qualsiasi momento.

  • Non verrà più utilizzata la tecnologia ormai lenta ed obsoleta dei file PST, bensì le mail saranno archiviate ed indicizzate mediante un server SQL.

  • A seconda delle policy definite, la soluzione può distribuire permessi ai singoli utenti (accesso completo, visualizzazione, cancellazione, ecc…).

  • Anche se l’azienda scambia grandi quantità di dati, MailStore è in grado di comprimere i contenuti e risparmiare così fino al 70% di spazio.

  • Gli utenti abilitati potranno accedere alle informazioni e recuperarle in completa autonomia in base alle policy assegnate.
  • Mediante il plugin per Microsoft Office, gli utenti possono lavorare direttamente su un singolo ambiente di lavoro senza utilizzare altro software.

  • Mediante le policy, è possibile definire strategie di archiviazione e successiva cancellazione delle mail. Questo previene il fastidioso problema del blocco funzionamento e-mail causato dalla fine dello spazio disponibile sulla casella.